目上の人へのメール・マナー

 

目上の人とメールでやり取りを行う際は、マナーに気をつけることが肝心です。

 

以下に、そのポイントを簡潔にまとめてみます。

 

名前と件名は明確に

 

当たり前のことですが、送信者の名前、相手の名前、件名は間違えず、はっきりと明確に書きましょう。

 

よくメールだと、送信者の欄にメールアドレスだけで名前が書かれていないことがありますが、手紙やハガキに差出人の名前を書くように、メールでも送信者の欄には必ず自分の姓名をフルネームで記すようにしましょう。

 

相手の名前を間違えることは言語道断です。

 

送信ボタンを押す前に、特に念入りに見直してください。

 

件名は、そのメール全体を代表する「顔」に当たります。

 

まず最初に目にする件名が曖昧だと、「一体何について送ってきたメールなのか」がわからず、相手を悩ませてしまうことになります。

 

一読してメールの内容がわかるような簡潔で明快な件名をつけるように心がけましょう。

 

また、件名を書かないまま送る人もいますが、特にオフィシャルな内容のメールでは可能な限り件名はつけるべきです。

 

「顔がのっぺらぼう」のメール、想像しただけで失礼ですよね。

 

アドレスに注意

 

今は、大学生でも複数のメールアドレスを持つのが当たり前になっています。

 

例えば懸賞の応募やアンケートなど、第三者に自分の固有のアドレスを知られたくない場合には、フリーメールのアドレスを取得してこれを使うという人も多いかと思います。

 

しかし、先生や就職活動でお世話になる先輩など、目上の人へのオフィシャルなメールでは、フリーアドレスを使うのはお勧めできません。

 

できるだけ大学でもらったアドレスなどを使って送るようにしましょう。

 

また、携帯のアドレスからのメールを失礼と感じる人もいるので、できるだけ携帯から送るのは避けてPCから送るようにしましょう。

 

どうしても携帯から送らなければならない場合は、適宜改行を加えるなど、読みやすい工夫を心がけましょう。

 

 

簡潔な文章を心がける

 

メール本文では、簡潔な文章を心がけるのが基本で、何を伝えたいか明確にしつつシンプルに仕上げるのが鉄則です。

 

ビジネス文書のような前文は必要ありませんが、「いつもお世話になっております」などの簡単なあいさつを最初に入れます。

 

続けて内容に入るわけですが、文章が長くなりそうな時は、最初に結論から書くようにします。

 

メールは1日に何十通、何百通も受信するという人も少なくありませんので、読むのに余計な労力を使わずに済むように、伝えたいことを簡潔でわかりやすく、短めの文章で書くことが重要です。

 

親しさを強調しようとして絵文字や顔文字を使うのはやめましょう。

 

相手の気持ちになって文章を書くのは大切ですが、友達ではなく、あくまでも目上の人に対する礼儀を欠くようなことは避けるべきです。

 

結びにも気をつけて

 

メールは気軽に作成したり送れるものですが、目上の人の中には手紙と同じようにとらえている人もいますので、文章の結びにも気をつけてください。

 

特にビジネスメールでは、この結びにマナーの良し悪しがハッキリと表れますから、最後まで気を抜かずに仕上げたいものです。

 

何かをお願いする時、お礼、お詫びをするケースなど、状況に応じた結びを使うようにしましょう。

 

本文の最後には、自分の名前、所属、連絡先を「署名」にして挿入するようにしておくと、誰が出したメールなのかがはっきりとし、また何かで相手が連絡を取ろうとする際にも便利です。

 

署名には余計な飾りなどはつけず、簡潔なものを用意しておきましょう。

 

まとめ

 

目上の人のメールを送る場合、送信者の氏名、相手の氏名、件名は間違えず、明確に書きます。

 

特に相手の名前を間違えるないように、送信前に複数回チェックしてください。

 

件名は空欄にせず、メールの内容がわかるような簡潔な内容で必ず記すようにしましょう。

 

本文は簡潔な文章を心がけ、初めの「挨拶」と終わりの「結び」は相手やメールの内容に合わせた文章を書くようにしてください。