やばい…大学レポートの提出が遅れた際のお詫びメールの書き方

大学の成績評価で大きな割合を占めるレポート作成。

授業によっては試験よりも割合が高くここで躓くと単位を落とすことになるかもしれません。

今日は、そんな大学レポートの提出が遅れた際のお詫びメールの書き方と注意点について解説します。

【評価対象外にも！大切な大学レポートの提出期限】

大学のレポート課題には提出期限が設けられています。

「〇〇日の△△時まで」など細かく指定されることもあり、期限を過ぎるとレポートを受け取ってもらえないこともあります。

仮に、受け取ってもらえたとしても評価対象外になったりとどんなに準備をして良いレポートを作成しても期限を守らなければ意味はありません。

社会人になってから期日というのはこれまで以上に大切になり、守れない人はそもそも相手にされません。大学生の間は社会に出る前の最後の予行練習の場でもあります。

大学はいろんな意味で自由度が高くこの期日を適当にする学生が多いのも事実です。その中の一人にならないようにしたいです。

【大学レポートの提出が遅れた時のお詫びメールの書き方】

直接教授の元に行き謝罪できたらいいですが、教授が大学にいない時などできない場合はメールで行います。

お詫びメールは長々と書くのではなく3つのポイントを意識します。

・謝罪

・反省の旨

・提案

学生がやりがちなのがレポート提出が遅れた理由を書くことですが、これは正直あまり意味がなくマイナスに働くことがあります。

それよりも謝罪、反省して今後どうするかを簡潔に明記したいです。

≪謝罪≫

やはりまず大切なのはしっかり謝ること、最初に謝罪を行います。

変な言い訳はせずとにかく謝罪する、これだけです。

≪反省の旨≫

時間は過去には戻りません。

自分の過ちをしっかり反省し、それをどう次に生かすかなどを述べます。

「今後は提出期限を十分に把握して期日までに提出できるよう努めます」のような感じで簡潔に書きましょう。

≪提案≫

そして、最後に「次回以降は気をつけるので今回はご容赦下さい」みたいな感じで締めるといいでしょう。

お詫びした上でどうしてほしいか具体的に書きます。

お詫びメールは基本的にだらだらと書くのではなくシンプルにまとめます。謝罪、反省の旨、提案を各1文ずつでまとめる意識で書いてください。

こんな感じです。

件名：レポート提出が遅れたことへのお詫び

 

〇〇　教授

お世話になっております。

〇〇の講義を受講している工学部機械工学科2年の山田です。

 

今回の課題レポートですが、提出期限である11月6日までに提出が出来ず、誠に申し訳ありません。

 

今後は提出期限や付近の日程を正確に把握し、期限までに提出できるよう早めの行動を徹底します。

次回以降は、提出期限を順守することをお約束いたしますので、今回ばかりはご容赦いただけないでしょうか。

 

課題レポートを添付しますので、ご受理いただければ幸いです。

よろしくお願い申し上げます。

 

工学部　機械工学科　2年

山田　一郎

 

出典：レポートの提出遅れメール｜お詫びの例文と流れを把握して受理を目指そう

 

【直接会ってお詫びする場合も同じ】

直接会ってお詫びする際も同じで簡潔に誠意を持って行います。

「あ～」「え～と」などを多用すると印象がよくないので相手の目をしっかり見てお詫びしてください。あなたの気持ちはきっと教授に伝わると思います。

そして、簡単にあなたの誠意を相手に伝える方法として服装に気を配るというのもあります。大学生だと私服で通学していると思いますが、いつもよりも少しフォーマルな意識で服を選びたいです。

例えば、Tシャツではなくボタンのついたシャツにする、柄物ではなくシンプルな無地色にする、短パンではなく長ズボンにするなどちょっとした工夫で相手に与える印象も異なるので覚えておきましょう。

色も明るめよりも暗めの方が謝罪という状況下には合います。髪型も同じでボサボサよりもちゃんと整えて行った方がいいでしょう。

【お詫びメールの注意点】

お詫びメールを送る際の注意点を4つ紹介します。

≪大学のメールアドレスを使う≫

大学生だと個人用のメールアドレスを持っていると思いますが、メールアドレスは個人用ではなく大学のメールアドレスを使うことです。

個人用だと迷惑メールに振り分けられる可能性があり、せっかく送ったメールもスルーされる可能性があります。

≪名前は文頭に≫

名前に関してで、最後に名前を名乗る人もいますが文頭です。

名前だけでなく大学名、学部名、学科名、学年、学籍番号なども一緒に明記します。

≪ミスに気づいたら早めに≫

納期を過ぎてしまった…と思ったらできるだけ早く連絡を入れることです。

早めに伝えることであなたの誠意が伝わります。

≪余計なことは考えずシンプルに書く≫

上記でも述べた通り、お詫びメールではあれこれ考える必要はなく、シンプルに謝罪を行うことです。

ここでいろいろ付け加えると誠意のないよくわからない文章になるので、謝罪、反省の旨、提案、これを意識してください。

そして、メールではなく手紙という選択肢もなくはないですが、この場合は基本的に横書きではなく縦書きで書くのがマナーです。これは社会に出てからも同じことです。

 【まとめ】

いかがでしたか？今日は大学レポートの提出が遅れた際のお詫びメールの書き方と注意点についてでした。

お詫びメールでは、下記の3つを意識すること。

・謝罪

・反省の旨

・提案

そして、メールを書く際の注意点として、

・大学のメールアドレスを使う

・名前は文頭に

・ミスに気づいたら早めに

・余計なことは考えずシンプルに書く

これらに注意して誠心誠意を持って謝罪しましょう。

提出が遅れてしまった時に学生ができることはお詫びすることのみです。もしこれで無理ならその際は諦めるしかありません。

自分の中で過ちを認識し反省する、次に生かすのみです。

そうならないためにもレポート提出の期日を入念に確認して間に合うように計画性を持って行動しましょう。

本日も最後までお読みいただきありがとうございました。

※この記事は2021年5月に更新しました