大学レポートをEメールで提出する際の注意点と文例

大学での課題の1つにレポート作成がありますが、どのように提出するかはその授業や教授によって様々です。

授業によっては直接提出するものやEメールにて提出するものなどがあり、今回はその中でも後者のEメールでレポートを提出する際の注意点などについて解説しようと思います。

せっかくいいレポートができても、正しく提出できていないとそのよさは減ってしまうかもしれません。

ぜひ最後までお読みください。

【大学レポートをEメールで提出するシーンは多い】

レポート課題というのは大体どの授業でもどの学年でもあることです。

授業によっては毎週のようにレポートがあったり、成績評価の多くの占めていたり大学生にとってレポート作成というのは切っても切り離せないものです。

そんな大学レポートはどのように提出するでしょうか。

紙レポートとして直接教授に出すこともありますが、今回紹介するようにEメールを使い提出するシーンも多くあります。

でも、普段のようにメールをするだけでは目上である教授に対して失礼になったり、そもそも今の大学生という若い人はEメールの正しい使い方を把握していないかもしれません。

≪EメールとSNSは異なる≫

最近の大学生は普段、Eメールを使う機会はそう多くないでしょう。

15～20年くらい前の学生であれば友人との連絡はEメールを使うというのが一般的でしたが、今はLINEなどのSNSを使います。

そのため、若い人にとってのメッセージツールはSNSであり、Eメールにはあまり馴染みがないかもしれません。

基本的に、SNSはカジュアル、Eメールはフォーマルという位置付けになっていますので、しっかり学ぶ必要があります。

【Eメールで大学レポート提出をする際の注意点】

順番に解説します。

≪大学発行のEメールアドレスを使う≫

まず、レポートを提出する際に利用するEメールはGoogleのような個人用のものではなく、大学が発行するメールアドレスを使うようにしましょう。

多くの大学ではWebメールサービスを提供しています。

普段、パソコンのEメールのデフォルトがGoogleなどになっている人は多いと思いますので、設定をしっかりチェックしてください。

≪端的にわかりやすく≫

レポート提出をするので、当たり前ですが、目的はレポートを提出することです。

しかし、単にレポートを添付すればいいわけではなく何かしらの説明文は必要になります。

教授は何百ものEメールを受け取っている可能性があり忙しいので、できるだけ説明文はダラダラと書くのではなく端的に書きます。

改行を入れるなど読みやすさを重視して記載しましょう。

あと、もちろんSNSなどで使う絵文字や記号などは教授への連絡としては適切ではありませんので使わないようにします。

≪丁寧な言葉使い≫

また、丁寧な言葉と思っていても実は適切ではないものがあります。

例えば、

何か確認をする時、

「～でよろしかったでしょうか。」
→「～でよろしいでしょうか。」

謝罪をする時、

「すみません。」
→「申し訳ありません。」

このように間違えやすい表現というのがありますので注意してください。

≪CCで自分宛にも送る≫

そして、レポートを送信する際はメールのCCに自分のアドレスを入力しておくのも大切です。

その内容を受け取られるようにしておくことで確認ができます。

≪基本的にはPDF≫

そして、大学レポート自体はワードなどで作成することは多いでしょうが、基本的にはEメールはPDFで送るようにします。

また、授業や教授によっては指定ファイルがあるかもしれませんが、その場合は指示に従います。

PDFに変換した後も、文字化けしていないかなど正しく表示されるか確認しましょう。

≪レポートのファイル名≫

これも授業で何か指定があればそれに従いますが、ない場合は基本的に「学籍番号ー（ハイフン）自分の名前の英語表記ー（ハイフン）日付ー（ハイフン）.（ピリオド）拡張子」にすると間違いないでしょう。

日本語でファイル名をつけると文字化けすることがあるので基本的には半角英数字がベターです。

≪Eメールを送る時間帯≫

「EメールはLINEみたいにすぐに通知がいくわけではないのでいつでもいいのでは？」

と思うかもしれません。

しかし、たとえEメールであっても教授に送るため、その時間帯には十分気をつける必要があります。

基本的には、その教授の勤務時間内に送ることを意識してください。

朝であれば8～9時以降、夕方であれば17～18時までです。

早朝や夜遅くは教授にとってプライベートの時間になりレポートの連絡をするのは失礼に当たります。

ただ、どうしても勤務時間外に送らなければいけない時は、「夜分遅くに失礼します」のように一言添えるといいでしょう。

【レポート提出のEメールテンプレート】

最後に、Eメールでレポート提出する際のテンプレートについて紹介します。

ぜひ参考にしてください。

「【件名】6月1日締切　(授業名)提出レポート【〇〇学部　〇〇学科　山田太郎】

【本文】

▲▲先生

お忙しいところ失礼いたします。

〇〇学部　〇〇学科の山田太郎です。

6月1日締切のレポートを提出致します。

添付資料をご確認ください。

何卒、よろしくお願い致します。

――――――――――

〇〇大学　〇〇学部　〇〇学科 〇年

山田太郎

メール　▲▲▲▲▲＠XXX.ne.jp

電話番号　090-1234-5678」

名前や授業名などを入れ替えて使ってください。

上記は通常提出時のテンプレートなので、もし提出が遅れてしまったり夜遅くになってしまったりする場合は、先に述べたように必要に応じて文章を追加します。

お詫びをする際もしっかり誠意を持って対応するようにしてください。

【まとめ】

今日は、大学レポートをEメールで提出する際の注意点と文例についてでした。

気をつける点はいくつかあり、それらを守ることで失礼のないメールになるのでぜひ頭に入れておいてください。

そこまで難しく考える必要はありませんが、知っていれば決して難しいものではありません。

では、本日も最後までお読みいただきありがとうございました。

※この記事は2024年5月に編集しました